Ledelsesudvikling

Når feedback er den svære samtale

By december 2, 2017 januar 24th, 2020 No Comments
Ledelsesudvikling

Guide: Når feedback er den svære samtale

Nogle gange er feedback og løbende coaching mere end bare sparring på konkrete opgaver, aktivitets justeringer og generel performance snak. Nogle gange er emnerne tungere og udfordringerne større.

Vi har endnu ikke mødt nogen, der er vilde med at gennemføre en svær samtale. Men det er en del af ledelseshåndværket at kunne mestre den disciplin og med lidt struktur, kan du gennemføre den svære samtale professionelt.

Den svære samtale – alene det, at den kaldes ”en svær samtale” betyder, at samtalen er svær at gennemføre. Usikkerheden bor i os selv og handler ofte om, at vi er bange for, hvordan modtageren reagerer.

Vi vil nødig såre et andet menneske eller risikere, at vores hensigt bliver misforstået. Vi kan være bange for, at vores feedback kan virke aggressiv og modparten oplever, at vi blander os i noget personligt. Det kan også være vi tænker, at det nok går over og vores vurderingsgrundlag er utilstrækkeligt – og man vil jo nødig være uretfærdig.

Uanset hvad vores grund er til, at vi tøver, så giv det en tanke – hvad er konsekvensen, hvis du ikke gør noget? Konsekvensen ved ikke at gennemføre samtalen, er ofte værre eller større end at handle. Hvis der ikke sættes ind bliver forskellen mellem det forventede og den nuværende præstation større og større. Over længere tid vil det både påvirke den enkelte, omgivelserne og kvaliteten i det arbejde der udføres.

Det afgørende er, at du som leder, tager ansvar og reagerer. Motivationen for at tage den svære samtale skal ligge i, at forandringen skal føre til opnåelse af en positiv ændring, der kan registreres over tid.

Når vi skal præsentere et svært budskab er forberedelsen afgørende for et godt resultat. Med forberedelse kan vi gøre opgaven lettere for os selv og dermed skabe forudsætningen for, at samtalen forløber hensigtsmæssigt og opleves professionel. Vi skal både forberede os på den praktiske del af samtalen, men også mentalt på hele forløbet og særligt, hvordan vi håndterer en mulig reaktion hos medarbejderen.

Praktisk forberedelse

Den praktiske del af samtalen er opdelt i tre faser:

1

UNDER samtalen

Hvordan vil jeg gøre?
2

FØR samtalen

Hvad er målet? Hvorfor er det vigtig?
3

EFTER samtalen

Hvordan sikres det, at målet realiseres?

Forbered dig ved at indsamle fakta/dokumentation, der underbygger årsagen til samtalen. Definer hvad målet er med samtalen og hvad du ønsker i fremtiden. Udform gerne spørgsmål der er relevante i forhold til sagen.

Når forberedelsen er på plads, er strukturen under samtalen med til at sikre, at I kommer hele vejen rundt om det samtalen drejer sig om.

Under selve samtalen, er det vigtigt, at du sætter rammen og årsagen for mødet med det samme. Lyt og være nysgerrig på medarbejderens forklaring på årsagen til de ændringer du oplever. Stil afklarende spørgsmål og inddrag medarbejdere i, hvad der kan medvirke til at skabe en positiv ændring. Fremlæg dine mål og forventninger og sørg for at indgå en klar skriftlig aftale, f.eks. en handlingsplan der beskriver, hvem der gør hvad, hvornår.

For at modtagerne skal forstå budskabets indhold og karakter, er måden du kommunikerer på under samtalen afgørende:

  • Budskabet skal være klart
  • Gør det så specifikt som muligt og underbyg med konkrete eksempler
  • Vær ærlig og udtryk gerne følelser
  • Gør det kort, men uddyb hvis nødvendigt
  • Sig det pænt, med respekt for mennesket

For at samtalen skal have den nødvendige effekt, er opfølgning på de aftaler der er indgået afgørende for, at der sker en ændring. Sørg for at følge op på aftaler og vær konsekvent i forhold til det aftalte.

Brug også lidt tid på at evaluer din egen præstation. Hvad gik godt? Hvad kunne gøres anderledes en anden gang? Det vil hjælpe dig til andre fremtidige samtaler.

Den mentale forberedelse

Den mentale del af din forberedelse er, som tidligere nævnt, lige så vigtig som den praktiske forberedelse. Selvom vi synes, at vi har forberedt os grundigt kan det være svært 100 % at forudse, hvordan modtageren vil reagere på vores budskab. Reaktionen kan spænde fra vrede og fornægtelse til lettelse, gråd og erkendelse af at have brug for hjælp. Det afgørende for resultatet, er din måde at håndtere reaktionen på.

Det er vigtigt, at du lytter og anerkender modpartens opfattelse og reaktion, og derefter følger de tre trin til fastholdelse af fokus:

  • NUET – fakta der vedrører sagen
  • FREMTIDEN – hvad er målet
  • VÆRDIEN – betydningen af den ændring der ønskes

Ved at fastholde dit fokus på sagen er chancen for, at du undgår at blive for følelsesmæssig involveret væsentligt større.

Læs mere om Ledelse og Feedback her.

Ledelsesudvikling

Vi kan hjælpe dig med at skabe de rammer og standarder som gør, at I kan eksekvere jeres kompetencer og ambitioner succesfuldt.